אירוע חברה מוצלח נמדד לא רק בבמה, באוכל, בתוכן ובמוזיקה. האורחים והעובדים זוכרים גם את הדברים הקטנים: האם היה נוח להגיע, האם היו תורים, האם המתחם היה נקי והאם הרגישו שמישהו חשב על כל פרט.כאשר אירוע עסקי מתקיים בשטח פתוח, בחווה, בפארק, במתחם זמני, בחוף, בחצר חברה או במקום שאין בו מספיק שירותים קבועים, אחד הנושאים שצריך לסגור מראש הוא פתרון השירותים.שירותים ניידים לאירועי חברה מאפשרים להקים מתחם שירותים מסודר, נקי ומכובד גם במקום ללא תשתית קבועה, ולהתאים אותו למספר המשתתפים, למשך האירוע ולרמת האירוח המבוקשת.למידע כללי על האפשרויות ניתן לקרוא גם בעמוד שירותים ניידים להשכרה.
הפתרון מתאים למגוון רחב של פעילויות עסקיות, ביניהן:
באירוע עסקי יש משמעות נוספת לרמת השירותים: הם חלק מהאופן שבו החברה מציגה את עצמה בפני עובדים, לקוחות, ספקים ושותפים עסקיים.
באירוע פרטי, אי־נוחות בשירותים משפיעה בעיקר על האורחים. באירוע עסקי היא יכולה להשפיע גם על התדמית של החברה המארחת.כאשר משקיעים בהפקה, מיתוג, קייטרינג ותוכן אבל מציבים פתרון שירותים שאינו מתאים לכמות המשתתפים או לרמת האירוע, נוצר פער שהאורחים מרגישים מיד.לעומת זאת, מתחם שירותים נקי, מואר ומתוחזק משתלב באופן טבעי באירוע ונותן תחושה של הפקה מקצועית.לאירועים שבהם רמת האירוח חשובה במיוחד ניתן לבחור שירותים ניידים מפוארים או קרון הכולל מספר תאים.
הבחירה תלויה באופי האירוע ובקהל.
כאשר מדובר ביום פעילות, אירוע פנימי או פעילות בשטח שבה הדגש הוא בעיקר על פתרון פונקציונלי, ניתן לבחור פתרון פשוט יותר בהתאם לתנאי המקום.
כאשר מגיעים לקוחות, הנהלה בכירה, שותפים עסקיים או אורחים חשובים, בדרך כלל כדאי לבחור פתרון בעל רמת גימור גבוהה יותר.שירותים מפוארים יכולים לכלול, בהתאם לדגם:
המטרה היא שהמשתמש לא ירגיש שקיבל פתרון זמני מאולתר, אלא מתחם שירותים שממשיך את רמת האירוח של האירוע.למידע נוסף אפשר לקרוא בעמוד שירותים מפוארים לאירועים.
זו אחת השאלות החשובות ביותר בתכנון.אין מספר קבוע שמתאים לכל אירוע. יש להתייחס לכמות האנשים, משך הפעילות ואופי האירוע.
ככל שיש יותר אורחים, כך נדרשת קיבולת גדולה יותר.אבל חשוב שלא להסתכל רק על מספר המוזמנים הכולל.לדוגמה, אירוע עם 500 מוזמנים שמגיעים בגלים במשך יום שלם אינו זהה לכנס שבו 500 עובדים יוצאים להפסקה באותו הזמן.
באירועי חברה וכנסים יש לעיתים זמני עומס חריגים.אם הרצאה מסתיימת ו־300 אנשים יוצאים באותו רגע להפסקה, גם מתחם שירותים שנראה מספיק מבחינת מספר המשתתפים הכללי עלול לייצר תורים.לכן בכנסים חשוב לתכנן לפי זמן השיא, ולא רק לפי מספר האנשים הכולל.
אירוע של שלוש שעות אינו דומה ליום גיבוש שנמשך מהבוקר ועד הערב.ככל שהאירוע ארוך יותר, כך צפוי יותר שימוש ונדרשת תשומת לב גדולה יותר לתחזוקה ולציוד המתכלה.
כאשר האירוע כולל ארוחות, שתייה חמה, בר פתוח או אלכוהול, תדירות השימוש בשירותים עשויה לעלות.אפשר להיעזר גם במדריכים הקיימים באתר בנושאי התאמת כמות שירותים לאירועים, כדי לתכנן נכון לפי היקף הקהל.
בשני המקרים ניתן לתת פתרון מצוין, אך לכל אפשרות יתרונות שונים.
פתרון כזה מאפשר לפזר את השירותים במספר נקודות ולהתאים את הכמות בהדרגה.הוא יכול להתאים לאירוע שמתפרס על שטח גדול או למתחם שבו רוצים להקים כמה נקודות שירות.
קרון שירותים נייד להשכרה מרכז מספר תאים במבנה אחד ויכול להתאים במיוחד לאירועים שבהם רוצים מראה אחיד, מסודר ומכובד יותר.הוא מתאים במיוחד לכנסים, אירועים עסקיים, חתונות ואירועי חברה שבהם רוצים ליצור מתחם שירותים מוגדר.
גם השירותים הטובים ביותר לא יעבדו נכון אם יציבו אותם במקום הלא נכון.צריך למצוא איזון בין נוחות האורחים לבין התפעול.
אורח לא אמור לצאת למסע כדי למצוא את השירותים.באירוע גדול כדאי לבדוק את המרחק מאזור הישיבה, הבמה, אזור האוכל והפעילויות.
לא מומלץ להציב את מתחם השירותים בצמוד לשולחנות, לבר או לבופה.עדיף אזור צדדי אך נגיש, עם שילוט ברור.
חשוב לוודא מראש שהרכב או אמצעי ההובלה יכולים להגיע לנקודת ההצבה.יש לבדוק:
צילום או סרטון של דרך הגישה לפני האירוע יכולים למנוע הפתעות ביום ההצבה.
באירוע ערב צריך לוודא שגם הדרך לשירותים וגם אזור הכניסה מוארים.אורחים צריכים להיות מסוגלים להגיע בנוחות ובבטחה, בלי להשתמש בפנס בטלפון ובלי לעבור בשטח חשוך.תאורה נכונה גם הופכת את אזור השירותים לחלק מסודר יותר מהמתחם.
באירוע חברה גדול, הצבה של תאים נקיים בתחילת היום אינה מספיקה בהכרח.ככל שכמות המשתמשים עולה, יש צורך לבדוק במהלך הפעילות:
באירועים גדולים או יוקרתיים כדאי לשלב איש תחזוקה שמטפל במתחם במהלך האירוע.כך ניתן לפתור בעיות בזמן אמת ולא לאחר שהאורחים כבר שמו לב אליהן.
אירוע עסקי צריך להתאים לקהל מגוון.כאשר נדרש פתרון נגיש, צריך לבדוק לא רק את התא עצמו אלא גם את הדרך אליו.תא נגיש שמוצב מעבר למדרגות, חול עמוק, בוץ או מדרכה שאינה עבירה אינו נותן מענה אמיתי.לכן חשוב לתכנן:
למידע נוסף ניתן לקרוא את המדריך שירותים ניידים נגישים לאירועים.
כנסים, מחנות חברה, ימי פעילות ארוכים והפקות יכולים להימשך יום שלם ואף מספר ימים.במצבים כאלה צריך לבחון לא רק שירותים אלא את מכלול הצרכים בשטח.אם המשתתפים נשארים ללינה, עובדים במשך שעות ארוכות או נמצאים במתחם מרוחק, ייתכן שכדאי להוסיף גם פתרונות רחצה.באתר ניתן למצוא גם מקלחות ניידות להשכרה, שמתאימות לשהייה ממושכת בשטח.
באירוע חברה כמעט כל נקודה במתחם מתוכננת לפי המיתוג: שלטים, דוכנים, מסכים, שולחנות, במות ועמדות צילום.גם אזור השירותים צריך להשתלב בתכנון.אין צורך להפוך אותו לאטרקציה, אבל כן מומלץ לדאוג ל:
כך השירותים נשארים פונקציונליים מבלי לפגוע בעיצוב ובנראות של האירוע.
כדי לקבל התאמה נכונה ולא הצעה כללית מדי, כדאי להכין מראש את הפרטים הבאים:
ככל שהמידע מדויק יותר, ניתן להתאים את סוג השירותים ואת מספר התאים בצורה נכונה יותר.אם רוצים להבין גם את טווחי העלויות, אפשר לעבור לעמוד מחירון שירותים ניידים.
באירוע עסקי מקצועי אין באמת פרטים שוליים.השירותים משפיעים על זרימת הקהל, על הנוחות, על הניקיון ועל הרושם שהאירוע משאיר.תכנון מוקדם מאפשר לבחור פתרון שמתאים למספר המשתתפים, למצוא נקודת הצבה נכונה ולוודא שיש מענה גם לעומסים, לנגישות ולתחזוקה.VIP Toilets מספקת פתרונות של שירותים ניידים, שירותים מפוארים, קרונות שירותים ופתרונות משלימים לאירועי חברה, כנסים, השקות, הפקות ואירועי שטח, בהתאמה לאופי האירוע ולתנאי המקום.
הכמות תלויה במספר המשתתפים, במשך האירוע, בזמני ההפסקות ובאופי האוכל והשתייה. בכנסים חשוב במיוחד להתייחס לזמני שיא שבהם רבים מהמשתתפים יוצאים להפסקה במקביל.
כן. ניתן לבחור שירותים ניידים מפוארים או קרונות שירותים עם רמת גימור ואבזור שמתאימה לאירועי לקוחות, השקות וכנסים עסקיים.
הדבר תלוי בסוג הפתרון. קיימות מערכות שניתן להפעיל באמצעות מאגרי מים ושפכים, ולכן חשוב למסור מראש אילו תשתיות זמינות במקום.
באירועים גדולים או באירועים ברמה גבוהה מומלץ לשלב תחזוקה במהלך האירוע כדי לשמור על ניקיון, למלא ציוד מתכלה ולטפל במהירות בכל בעיה.
יש לבדוק את דרישות הנגישות הרלוונטיות לאירוע ולמקום. כאשר נדרש תא נגיש, חשוב לוודא שגם הדרך אליו נגישה ולא רק התא עצמו.
לא תמיד. קרון מתאים כאשר רוצים מספר תאים מרוכזים ומתחם בעל נראות אחידה. תאים בודדים יכולים להיות עדיפים כאשר יש צורך לפזר את השירותים בכמה מוקדים.
כן. באירועים ממושכים יש להתאים את הקיבולת ואת התחזוקה למשך השימוש ולמספר המשתתפים.
מומלץ לא להשאיר את ההזמנה לרגע האחרון, במיוחד באירועים גדולים או בתאריכים מבוקשים. תכנון מוקדם גם מאפשר לבדוק את נקודת ההצבה ואת דרך הגישה מראש.