טעויות נפוצות בהשכרת שירותים ניידים – ואיך להימנע מהן עוד לפני האירוע

השכרת שירותים ניידים נראית על פניו כמו משימה פשוטה: בוחרים מספר תאים, קובעים תאריך ומזמינים. אבל דווקא החלטות קטנות שמתקבלות לפני האירוע יכולות להשפיע על הנוחות של האורחים ועל התפקוד של מתחם השירותים לאורך האירוע.הטעות הנפוצה היא להתייחס לשירותים כאל פריט ציוד בלבד. בפועל, הזמנה נכונה של שירותים ניידים להשכרה צריכה להתחשב בסוג האירוע, מספר המשתמשים, משך הפעילות, תנאי השטח ורמת השירות הרצויה.הנה הטעויות שכדאי לזהות עוד לפני שהאירוע מתחיל.

טעות 1 – להזמין לפי מספר האורחים בלבד

מספר המשתתפים הוא נתון חשוב, אבל הוא אינו מספיק כדי לקבוע כמה תאים נדרשים.אירוע קצר של מספר שעות שונה מאירוע שנמשך יום שלם. חתונה עם ארוחה ובר פעיל שונה מכנס שבו המשתתפים נכנסים ויוצאים לאורך היום.גם זמני השיא חשובים. לעיתים רוב השימוש בשירותים מתרכז בפרקי זמן קצרים – אחרי הארוחה, בהפסקה או בסיום פעילות מרכזית.לכן צריך להתאים את מספר התאים גם לאופי השימוש הצפוי, ולא רק לכמות האנשים ברשימת המוזמנים.

טעות 2 – לנסות לחסוך באמצעות תא אחד פחות

כאשר התקציב מוגבל, קל לחשוב שהורדת תא אחד היא דרך פשוטה לחסוך.הבעיה מתחילה כאשר מגיע זמן עומס.אם מספר התאים אינו מתאים לקהל, עלולים להיווצר תורים והמתנה בדיוק בזמן שבו האורחים אמורים ליהנות מהאירוע.הגישה הנכונה אינה להזמין כמה שיותר תאים, אלא למצוא את הכמות המתאימה לאירוע ולהשאיר מרווח סביר לזמני עומס.

טעות 3 – לבחור את סוג השירותים רק לפי המחיר

מחיר שירותים ניידים להשכרה הוא שיקול חשוב, אבל לא כל תא מיועד לאותו שימוש.אירוע בטבע ללא תשתיות שונה מחתונה מושקעת או מאירוע חברה שבו רמת האירוח חשובה במיוחד.לכן כדאי להתחיל מהצורך ורק אחר כך להשוות מחירים.לבדיקת סוגי השירותים והעלויות ניתן לעבור למחירון שירותים ניידים.

טעות 4 – להזמין שירותים שלא מתאימים לרמת האירוע

אם משקיעים בעיצוב, אוכל, תאורה ואירוח, כדאי שגם מתחם השירותים יתאים לאותה רמה.באירועים שבהם חוויית האורחים חשובה במיוחד, ניתן לבחור שירותים ניידים מפוארים.הבחירה אינה קשורה רק למראה. גם רמת האבזור וחוויית השימוש משפיעות על התחושה של האורחים.בחתונות, הפקות ואירועי VIP כדאי לחשוב על השירותים כחלק מהאירוח ולא כתוספת שמסתירים בצד.

טעות 5 – להניח שכל מקום מתאים לכל סוג שירותים

לפני שמזמינים צריך להבין מה קיים בשטח.האם קיימות תשתיות? האם יש גישה מתאימה? היכן ניתן להציב את התאים? האם מדובר בשטח פתוח, חצר, אתר עבודה או מתחם אירועים?באירועים שבהם אין תשתיות מים וביוב קבועות, שירותים אקולוגיים להשכרה יכולים להיות פתרון מתאים.לאירועי טבע, חוות, מחנות וקמפינג ניתן לבדוק גם שירותי קומפוסט.הפתרון צריך להתאים לשטח – ולא להפך.

טעות 6 – לבחור מיקום לשירותים רק ביום האירוע

זו טעות שקל מאוד למנוע.מיקום השירותים משפיע על הנגישות, זרימת הקהל וחוויית השימוש. אם מחכים ליום האירוע כדי להחליט היכן להציב אותם, אפשר לגלות שהמקום שתוכנן אינו מתאים.כדאי לבחור מראש אזור שקל להגיע אליו, אך שאינו צמוד לאזור האוכל או למרכז ההתרחשות.באירועים גדולים צריך לחשוב גם על השאלה האם לרכז את כל התאים בנקודה אחת או לפזר את הפתרונות בהתאם למבנה השטח.

טעות 7 – לחשוב שתא מפואר פותר בעיית עומס

שירותים ברמה גבוהה יכולים לשפר משמעותית את חוויית האורחים, אבל הם אינם מחליפים תכנון נכון של הכמות.גם שירותים מפוארים לאירועים עלולים להפוך לנקודת עומס אם מספר התאים אינו מתאים למספר המשתמשים.צריך להפריד בין שתי החלטות שונות:איזו רמת שירות רוצים להעניק?ו־כמה תאים נדרשים כדי לתת מענה לקהל?רק שילוב של שתי התשובות יוצר פתרון נכון.

טעות 8 – לבחור קרון לפי המראה בלבד

קרון שירותים להשכרה יכול להיות פתרון מצוין לחתונות, אירועי חברה והפקות, אבל גם כאן צריך לבדוק מעבר לעיצוב.חשוב להתאים את מספר התאים בקרון לכמות המשתמשים ולבדוק מראש את מיקום ההצבה והגישה אליו.קרון מרשים שממוקם בנקודה לא נוחה או שאינו נותן מספיק קיבולת לאירוע אינו בהכרח הפתרון הנכון.

טעות 9 – להתעלם מזמני השיא

אחת הטעויות המעניינות בתכנון שירותים היא לחשב לפי ממוצע.באירוע של שמונה שעות, האורחים אינם משתמשים בשירותים בקצב אחיד במשך שמונה שעות.יש רגעים שבהם השימוש נמוך מאוד ורגעים שבהם מספר גדול של אנשים מגיע כמעט יחד.הפתרון צריך להיות מסוגל להתמודד דווקא עם אותם רגעים.לכן באירועים גדולים חשוב לתכנן את מערך השירותים לפי שעת העומס הצפויה, ולא רק לפי הממוצע היומי.

טעות 10 – לא לחשוב על מצב השירותים אחרי כמה שעות

שירותים שמגיעים נקיים לאירוע הם רק נקודת הפתיחה.ככל שהאירוע גדול או ממושך יותר, כך גדל מספר השימושים בכל תא.לכן צריך לשקול מראש האם נדרש שירות תחזוקה במהלך האירוע.המטרה היא שהאורחים שמגיעים לשירותים בשעות המאוחרות יקבלו חוויית שימוש טובה ככל האפשר, ולא רק האורחים הראשונים.

טעות 11 – לשכוח פתרון נגיש

פתרון נגיש צריך להיות חלק מתכנון האירוע מראש.גם כאשר קיים תא מתאים, חשוב לבדוק את הדרך אליו ואת מקום ההצבה.שטח לא נוח, מדרגה או מעבר צר יכולים להפוך מיקום שנראה מתאים על הנייר לפחות שימושי בפועל.לכן כאשר נדרש פתרון נגיש, כדאי לתכנן אותו יחד עם שאר מתחם השירותים.

טעות 12 – לא לחשוב על מקלחות באירוע ממושך

באירוע ערב רגיל כנראה שאין צורך בכך, אבל בפסטיבלים, מחנות, קמפינג, מתחמי אירוח והפקות של מספר ימים התמונה משתנה.כאשר המשתמשים נשארים במקום לאורך זמן, כדאי לבדוק גם מקלחות ניידות.במקומות שבהם נדרש פתרון משולב ניתן לבחור נגרר מקלחת ושירותים.כך ניתן לתכנן מראש את כלל הצרכים הסניטריים של המתחם במקום לפתור כל צורך בנפרד ברגע האחרון.

טעות 13 – לא לבדוק מה כלול בהצעת המחיר

שתי הצעות שנראות דומות במחיר לא בהכרח כוללות את אותו הדבר.לפני שמזמינים כדאי לבדוק את סוג התא, מספר היחידות, משך ההשכרה, עלות ההובלה והאם נדרש שירות נוסף במהלך האירוע.השוואה נכונה נעשית לפי מה שמקבלים בפועל, ולא רק לפי המספר שמופיע בשורה התחתונה.

טעות 14 – להזמין ברגע האחרון

ככל שהאירוע מורכב יותר, כך כדאי לסגור את פתרון השירותים מוקדם יותר.הזמנה מוקדמת מאפשרת לבחור בצורה מסודרת את סוג השירותים, מספר התאים ומיקום ההצבה ולבדוק מראש את תנאי השטח.הזמנה ברגע האחרון מצמצמת את האפשרויות ועלולה לגרום לכך שהבחירה תתבסס על מה שנשאר זמין במקום על מה שבאמת מתאים לאירוע.

איך נמנעים מטעויות לפני הזמנת שירותים ניידים?

לפני שסוגרים הזמנה, כדאי להכין כמה פרטים בסיסיים: תאריך ומיקום האירוע, מספר האורחים, שעות הפעילות, סוג האירוע, השירותים שכבר קיימים במקום והתשתיות הזמינות בשטח.מהמידע הזה ניתן להתחיל להתאים את סוג השירותים ומספר התאים.אם מדובר באירוע כללי, אפשר לראות את מגוון הפתרונות בעמוד שירותים לאירועים.כך מגיעים להזמנה מתוך תכנון ולא מתוך ניחוש.

שירותים ניידים להשכרה – לתכנן לפני שמזמינים

רוב הטעויות בהשכרת שירותים ניידים אינן מתחילות ביום האירוע. הן מתחילות בהחלטות שהתקבלו לפניו.בחירה של מעט מדי תאים, פתרון שאינו מתאים לשטח, מיקום לא נכון או התמקדות במחיר בלבד יכולים ליצור בעיות שאפשר היה למנוע מראש.תכנון נכון של שירותים ניידים לאירועים צריך לחבר בין מספר המשתמשים, זמני העומס, סוג השירותים, רמת האירוח ותנאי המקום.ב־VIP Toilets ניתן להתאים שירותים ניידים להשכרה, שירותים עם מים, שירותים מפוארים, קרונות, פתרונות אקולוגיים, קומפוסט ומקלחות ניידות בהתאם לאופי האירוע.לייעוץ והתאמת פתרון לפני האירוע: 050-233-1188