אירוע חברה מוצלח נמדד לא רק בתוכן, באוכל, במוזיקה או בפעילות שנבחרה לעובדים. החוויה הכללית מורכבת גם מהפרטים שהמשתתפים אולי אינם מדברים עליהם מראש, אך מרגישים אותם היטב במהלך האירוע.
אחד הפרטים החשובים ביותר הוא פתרון השירותים.
כאשר אירוע חברה, יום גיבוש, כנס, השקה או פעילות לעובדים מתקיימים בשטח פתוח, בחווה, בחוף, בפארק, במתחם זמני או באתר שאין בו מספיק שירותים קבועים, חשוב להזמין שירותים ניידים שמתאימים לכמות המשתתפים ולרמה המקצועית של האירוע.שירותים לא מתאימים עלולים ליצור תורים, אי־נוחות, תלונות ורושם של חוסר תכנון. לעומת זאת, שירותים ניידים נקיים, מוארים ומסודרים מאפשרים למשתתפים ליהנות מהאירוע ברציפות ומעבירים מסר שהחברה חשבה על כל פרט.במדריך הבא נסביר כיצד לבחור שירותים ניידים לאירועי חברה, אילו פתרונות קיימים, כמה תאים עשויים להידרש, היכן להציב אותם ומה חשוב לבדוק לפני שסוגרים את ההזמנה.
שירותים ניידים יכולים להתאים כמעט לכל פעילות עסקית המתקיימת מחוץ למשרד, במתחם זמני או במקום שבו השירותים הקיימים אינם מספיקים.הפתרון מתאים בין היתר עבור:
גם כאשר קיימים שירותים במקום, הם לא תמיד ערוכים לעשרות או למאות משתמשים בפרק זמן קצר. במקרים כאלה, הוספת תאים או קרון שירותים יכולה להפחית עומסים ולשמור על השירותים הקבועים נקיים וזמינים.למידע כללי על האפשרויות הקיימות ניתן לעבור לעמוד שירותים ניידים להשכרה – כל הפתרונות במקום אחד.
אירוע חברה מייצג את הארגון בפני עובדים, מנהלים, לקוחות, מועמדים, ספקים ושותפים עסקיים. לכן גם פתרון השירותים צריך להתאים לרמת האירוח ולמסר שהחברה רוצה להעביר.כאשר המשתתפים מגיעים לשירותים ומוצאים תא נקי, כניסה מסודרת, תאורה, כיור, מראה, נייר טואלט ואווירה נעימה, החוויה נתפסת כחלק טבעי מאירוע מתוכנן היטב.כאשר השירותים רחוקים, מלוכלכים, חשוכים או אינם מספיקים לכמות המשתתפים, התחושה עלולה להיות הפוכה. גם אם הבמה, הכיבוד והתוכן היו מצוינים, בעיה באזור השירותים יכולה להפוך במהירות לנושא שמדברים עליו.
ביום גיבוש או באירוע עובדים, המטרה היא בדרך כלל לגרום למשתתפים להרגיש שהחברה משקיעה בהם. לכן לא נכון להתייחס לשירותים רק כאל חובה טכנית.פתרון איכותי מונע אי־נוחות, מאפשר לעובדים להישאר באירוע במשך שעות ומכבד גם עובדים מבוגרים, נשים בהריון, משפחות עם ילדים ואנשים הזקוקים לנגישות.
אין פתרון אחד שמתאים לכל האירועים. הבחירה תלויה בכמות המשתתפים, במשך האירוע, במיקום, בתשתיות הקיימות וברמת האירוח הרצויה.
שירותים ניידים מפוארים מתאימים במיוחד לאירועי חברה, השקות, אירוח לקוחות, אירועי מנהלים ואירועים שבהם חשוב לשמור על מראה מכובד.הם יכולים לכלול, בהתאם לדגם:
ניתן לקרוא מידע נוסף בעמוד שירותים ניידים מפוארים להשכרה לאירועים.
קרון שירותים מרכז כמה תאים ביחידה אחת ומתאים לאירועים שבהם צפויה תנועה רבה יחסית של משתתפים.הקרון יכול להעניק מראה אחיד ומסודר יותר, לאפשר שימוש של כמה אנשים במקביל ולצמצם את הצורך לפזר תאים רבים במתחם.פתרון זה מתאים במיוחד עבור:
אפשר להתרשם מהאפשרויות בעמוד קרונות שירותים ניידים.
שירותים אקולוגיים עשויים להתאים לימי גיבוש בטבע, מחנות, פעילויות שטח, חוות ומקומות שבהם אין אפשרות נוחה לחיבור למים או לביוב.הם יכולים להשתלב היטב באירוע בעל אופי סביבתי, אך חשוב לבדוק מראש את סוג המערכת, רמת התחזוקה הנדרשת וכיצד היא מתאימה לכמות המשתתפים ולאופי האירוע.למידע נוסף ניתן לעבור לעמוד שירותים אקולוגיים להשכרה.
באירוע חברה מקצועי חשוב להתחשב בכל המשתתפים. כאשר מגיעים לאירוע אנשים עם מוגבלות בניידות, עובדים מבוגרים או אורחים הזקוקים למרחב גדול יותר, יש לשלב פתרון נגיש כחלק מהתכנון הראשוני.תא נגיש צריך לאפשר כניסה נוחה, מרחב תמרון, דלת רחבה ואביזרי עזר מתאימים.מידע נוסף מופיע בעמוד שירותים ניידים לנכים.
אין מספר קבוע שמתאים לכל אירוע. הכמות נקבעת לפי שילוב של כמה גורמים:
בכנסים, הרצאות וימי הדרכה, רוב המשתתפים יוצאים להפסקה באותו זמן. גם אם מספר התאים נראה מספיק בחישוב כללי, הפסקה קצרה של 15 או 20 דקות יכולה ליצור עומס משמעותי.במקרים כאלה כדאי לתכנן את מספר התאים לפי שעת העומס ולא רק לפי מספר המשתתפים הכולל.
כאשר מוגשים משקאות רבים, קפה או אלכוהול, תדירות השימוש בשירותים עולה. גם אירוע שנמשך ערב שלם ידרוש בדרך כלל תכנון שונה מיום גיבוש קצר של שעתיים או שלוש.לכן מומלץ למסור לספק מידע מדויק על אופי האירוע ולא להסתפק רק במספר המשתתפים.
שתי האפשרויות יכולות להתאים, אך לכל אחת יתרונות שונים.
קרון שירותים מתאים כאשר רוצים:
תאים נפרדים יכולים להתאים כאשר:
באירועים גדולים ניתן גם לשלב בין האפשרויות: להציב קרון מרכזי ליד אזור ההתכנסות ותאים נוספים ליד אזורי פעילות מרוחקים.
מיקום השירותים משפיע על הנוחות, הניקיון והתפעול.הנקודה הנבחרת צריכה להיות נגישה למשתתפים, אך לא צמודה לאזור האוכל, לבמה, לעמדת הקבלה או למקום שבו מתקיימת הפעילות המרכזית.
מומלץ לבחור שטח שהוא:
אין להציב קרון או תא בנקודה שבה מדרגות, בוץ, חול עמוק, שיפוע או מעבר צר עלולים להקשות על המשתמשים או על ההובלה.
באירועים גדולים המשתתפים אינם תמיד מכירים את המתחם. שילוט ברור לכיוון השירותים ותאורה לאורך הדרך יכולים למנוע בלבול ולשפר מאוד את חוויית השימוש.
לפני ההזמנה חשוב לבדוק כיצד פועל הדגם הנבחר ומה נדרש בשטח.בהתאם לסוג השירותים, ייתכן שיהיה צורך ב:
ישנם פתרונות שיכולים לפעול באופן עצמאי באמצעות מיכלים, אך גם במקרה כזה חשוב לוודא שקיבולת המערכת מתאימה למספר המשתמשים ולמשך האירוע.
באירוע קצר וקטן ייתכן שיספיק ניקיון והכנה לפני תחילת האירוע. לעומת זאת, באירוע ארוך, כנס גדול או יום פעילות מלא, כדאי לשקול איש תחזוקה או סבבי ניקיון במהלך היום.התחזוקה יכולה לכלול:
איש תחזוקה מקצועי מאפשר למארגני האירוע להתמקד באורחים ובתוכן, בלי לבדוק בעצמם את מצב השירותים לאורך היום.
כנס או השקה שונים מיום גיבוש רגיל. באירועים כאלה מגיעים לעיתים לקוחות, אנשי תקשורת, מנהלים, ספקים ומשפיענים, ולכן הנראות ורמת התחזוקה מקבלות חשיבות גבוהה במיוחד.מומלץ לבחור פתרון שמשתלב בעיצוב האירוע ואינו נראה כמו אילתור זמני.באירועי השקה כדאי לבדוק גם:
ימי גיבוש מתקיימים לעיתים בחופים, יערות, חוות, מסלולי שטח, אזורי קמפינג או פארקים. במקומות כאלה לא תמיד קיימת תשתית קבועה, וגם כאשר היא קיימת היא יכולה להיות רחוקה מאזור הפעילות.ביום גיבוש חשוב להתחשב בכך שהעובדים עשויים להיות בשטח במשך שעות, לאכול ולשתות במקום ולעבור בין כמה תחנות.במקרה כזה ניתן לבחור בין תאים ניידים, שירותים אקולוגיים, קרון שירותים או שילוב של כמה פתרונות.כאשר הפעילות כוללת לינה, עבודה פיזית, ים או פעילות ספורטיבית, כדאי לבדוק גם אפשרות של מקלחות ניידות VIP או יחידת שירותים ומקלחת משולבת.
מחיר שירותים ניידים לאירוע חברה אינו נקבע רק לפי מספר התאים.העלות יכולה להשתנות בהתאם ל:
לפני שמאשרים הצעה, כדאי לבדוק במפורש מה כלול במחיר: הובלה, הצבה, איסוף, תחזוקה, חומרי ניקיון, מילוי ציוד מתכלה ופינוי.ניתן לקבל תמונה כללית בעמוד מחירון שירותים ניידים.
ניסיון לחסוך בתא אחד עלול ליצור תורים ולהשפיע על לוח הזמנים של האירוע. בכנסים, לדוגמה, תור ארוך בהפסקה יכול לגרום למשתתפים לאחר להרצאה הבאה.
לא כל שטח שאליו אדם יכול להגיע מתאים לקרון או לרכב הובלה. יש לבדוק מראש רוחב שערים, שיפועים, עצים, כבלי חשמל, אדמה רכה ומקומות סיבוב.
גם שירותים איכותיים דורשים בדיקה וניקיון כאשר משתמשים בהם אנשים רבים. אירוע ארוך ללא תחזוקה עלול להסתיים בחוויה פחות נעימה.
נגישות צריכה להיות חלק מההזמנה הראשונית ולא תוספת שמנסים להשיג יום לפני האירוע.
הצעה זולה שאינה כוללת הובלה, תחזוקה, פינוי או ציוד מתכלה יכולה להפוך ליקרה יותר בהמשך. חשוב להשוות את השירות המלא ולא רק את המחיר הראשוני.
לפני קבלת הצעת מחיר, הכינו את הפרטים הבאים:
מסירת הפרטים מראש מאפשרת להתאים פתרון מדויק ולמנוע הפתעות ביום האירוע.
מומלץ לבצע הזמנה מוקדם ככל האפשר, במיוחד כאשר מדובר בתאריך מבוקש, אירוע גדול או צורך בקרון מסוים. הזמנה מוקדמת מאפשרת גם לבדוק את השטח ולתכנן את ההצבה בצורה מסודרת.
קיימים פתרונות שיכולים לפעול באמצעות מיכלי מים ושפכים או באמצעות מערכת אקולוגית. ההתאמה תלויה בדגם, במספר המשתמשים ובמשך האירוע, ולכן חשוב למסור את תנאי השטח לפני ההזמנה.
חלק מהדגמים זקוקים לחשמל לצורך תאורה, משאבות, אוורור או מערכות נוספות. יש לבדוק את הדרישות הטכניות של היחידה שנבחרה ולוודא שנקודת החשמל מתאימה.
הדבר תלוי בהצעה ובסוג השירות שהוזמן. באירועים גדולים או ממושכים מומלץ להוסיף תחזוקה פעילה כדי לשמור על ניקיון, מלאי ורמת שימוש גבוהה.
כן. מומלץ לציין את הצורך כבר בשלב קבלת ההצעה, כדי לתכנן את סוג היחידה ואת מיקום ההצבה בצורה מתאימה.
כן, במיוחד כאשר רוצים רמת אירוח גבוהה או כאשר מגיעים מנהלים, לקוחות ומשפחות. עם זאת, באירוע קטן ניתן לעיתים לבחור תא אחד או כמה תאים נפרדים, בהתאם לתקציב ולתנאי השטח.
לא בהכרח. מחיר ההובלה עשוי להשתנות לפי מרחק, כמות היחידות, תנאי הגישה ושעות ההצבה והאיסוף. יש לוודא שההצעה מפרטת את עלות ההובלה באופן ברור.
כן. פתרון משולב מתאים במיוחד לימי גיבוש הכוללים פעילות פיזית, אירועים בחוף, מחנות, הפקות ופעילות הנמשכת יותר מיום אחד. ניתן לבדוק גם תא שירותים משולב.
שירותים ניידים לאירועי חברה הם חלק חשוב מהתכנון ומהחוויה שהארגון מעניק לעובדים ולאורחים.בחירה נכונה של סוג השירותים, מספר התאים, מיקום ההצבה ורמת התחזוקה יכולה למנוע תורים, אי־נוחות ותקלות, ולשמור על אירוע נקי, מכובד ומקצועי.בין אם מדובר ביום גיבוש קטן, כנס, אירוע השקה, מסיבת חברה או יום משפחות גדול, חשוב להתאים את הפתרון למספר המשתתפים, למשך הפעילות, לתנאי השטח ולרמת האירוח הרצויה.VIP Toilets מציעה מגוון פתרונות של שירותים ניידים מפוארים, קרונות שירותים, שירותים אקולוגיים, תאים נגישים, מקלחות ויחידות משולבות, עם התאמה לפי אופי האירוע והמיקום.לקבלת התאמה מקצועית ניתן להעביר את פרטי האירוע דרך עמוד צור קשר.